3 claves para sacarle provecho a la facturación electrónica
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En los últimos meses, la implementación de la factura electrónica ha sido un tema de mucho estrés para empresas y emprendedores. ¿Qué debería hacerse antes de implementarla? ¿Es necesario ajustar algún elemento del modelo o estructura del negocio? ¿Nos meteremos en problemas con Hacienda?
Esas preguntas son muy válidas, pero hay una que nos parece más importante: ¿es posible sacarle provecho a la factura electrónica?
Desde hace algunos meses hemos estudiado el tema con nuestros clientes y hoy queremos ahorrarle dolores de cabeza y acompañarlo por este proceso de cambio de forma eficiente y con ventajas para su negocio.
DESPACIO QUE LLEVO PRISA
Este refrán aplica a la perfección para la factura electrónica. Si bien ya existe un calendario para que todas las empresas la implementen, antes de correr a comprar una licencia del software necesario, repase su modelo de negocios, cómo está estructurada su operación y realice los ajustes que le permitan entrar al universo de la factura electrónica con el pie derecho.
Para esto le damos tres consejos:
Las estructuras de negocio complicadas podrían ser un dolor de cabeza
Aquellas estructuras donde hay una sociedad para cada parte del proceso productivo con el fin de ahorrarse algunos impuestos podría no ser la mejor opción al implementar un sistema de facturación electrónica.
Imaginemos el siguiente escenario: La sociedad A produce y le vende a la sociedad B, que a su vez le cobra un servicio de distribución. Además, existe una sociedad C que se encarga del mercadeo y promoción. Todas están bajo la misma administración y todas con facturas electrónicas de forma simultánea. Suena como a trabalenguas, ¿cierto? Ahora imagínese tener que aplicarlo todos los días.
En ciertos casos, este tipo de estructuras no solo podría hacerse más costosas con la factura electrónica, sino que podría estar abriendo focos de atención para una revisión tributaria. Por eso, es recomendable analizar qué se puede simplificar de la forma en que opera actualmente su negocio.
La implementación de la factura electrónica no es nada que deba apenarnos.
Revise qué tan sólido es su proceso contable
La factura electrónica es una de las piezas del rompecabezas de cualquier negocio y está directamente ligada a otra: el procesamiento contable. Por eso, antes de “echarse al agua” a emitir facturas electrónicas, asegúrese que se la empresa esté registrando correctamente los gastos de la operación y que los ingresos que se registren de acuerdo a las reglas contables actuales.
De un análisis breve de los principales aspectos contables y tributarios de su negocio, podría descubrir alternativas de mejora y ahorro, e incluso se podría corregir riesgos antes de implementar la facturación electrónica y de paso ahorrarse preguntas y revisiones por parte de la autoridad tributaria.
Aproveche el momento y póngase en contacto con sus clientes
Para implementar la factura electrónica es necesario que las empresas envíen la factura a sus clientes. Se hace entonces necesario ponerse en contacto con sus clientes para actualizar su información de contacto y así cumplir con las nuevas obligaciones que establecen las normas tributarias.
Convierta esta obligación en una oportunidad para contactar a sus clientes, retomar o afianzar su relación con ellos, promover sus productos o servicios y de paso actualice la información de contacto que le permitirá hacer un correcto envío de su factura electrónica.
AHORA SÍ, MANOS A LA OBRA
Una vez preparado el terreno para implementar la facturación electrónica, es posible realizar los registros previos ante la Administración Tributaria y empezar a emitir sus flamantes facturas electrónicas.
Como con cualquier nueva obligación, planifique y anticipe los cambios que deba hacer en su negocio. Pídale a su proveedor de facturación un módulo de pruebas que le permita hacer ensayos antes de arrancar e incluso un período de prueba para que no tenga que probar el sistema emitiendo facturas oficiales y reales.
Por último, respire profundo e inicie la emisión de facturas electrónicas, que por más que parezca, no es el fin del mundo. Manténgase al tanto de los cambios que hace la Administración Tributaria para evitarse dolores de cabeza, ¡y sáquele el mayor provecho a esta nueva obligación!
