Esto es personal: Sacar provecho de los datos sin aprovecharse de las personas

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¿Cómo consiguieron mi número de celular? ¡¿Qué más saben de mí?! — La mitad de Costa Rica.

Muchos de nosotros hemos sufrido llamadas de empresas con las que nunca tuvimos contacto: nos felicitan por haber sido seleccionados para disfrutar “unas increíbles vacaciones” o nos ofrecen “condiciones muy favorables” para adquirir servicios que no sabíamos que existían. 

Por necesidad o por imprudencia, muchas empresas reciben de sus clientes y proveedores información sensible y hasta confidencial. Otras por su lado solicitan cada vez más detalles para cumplir requisitos legales como la facturación electrónica.

Sin embargo, las empresas más visionarias han procurado aprovechar toda esa información para encontrar patrones y tendencias que les ayuden a tomar mejores decisiones: desde dejar de importar un producto, hasta identificar los clientes que han gastado una cantidad menor al promedio para contactarlos y entender mejor sus necesidades. 

En este clima de negocios, no aprovechar la cantidad de datos a disposición de una empresa genera costos de oportunidad y riesgos que muchos no pueden darse el lujo de sufrir. Pero no manejar bien esa información y que más bien la empresa termine sufriendo una fuga de datos es el peor de los escenarios.

¿Cómo podemos aprovechar mejor esa información para nuestro negocio? ¿Cómo podemos solicitar más datos y qué cuidados debemos tener con quienes los manipulan dentro de la empresa?

Sea transparente: diga para qué va a utilizar los datos

Hay residenciales que aún no saben que hay gente con un nombre y número de cédula inventado para cuando se lo preguntan al ingresar. La razón principal de esos “Daniela Bolaños” y “1-1234-567” es porque a mucha gente le incomoda no saber en manos de quién queda esa información.

De la misma manera, si su empresa quiere hacer uso de los datos de un cliente, proveedor o empleado, debe informarle qué es lo que va a guardar y cuál es el uso que le dará a la información. Esto se llama un consentimiento informado y sin ese visto bueno, su empresa no debería obtener esos preciados datos ni mucho menos usarlos.

Por ejemplo, hace algunos meses Facebook se vio en un serio problema porque entregó información personal de sus usuarios a otra empresa para fines académicos, cuando en realidad se usaría para anuncios políticos durante las recientes elecciones presidenciales de Estados Unidos. Esto provocó entre otras reacciones negativas, que su co-fundador Mark Zuckerberg tuviera que asistir al Congreso de Estados Unidos a dar explicaciones, vestido de saco y corbata por primera vez en su vida.

Maneje los datos de forma segura

La información que consiga de otros debe ser tratada con tantas o más medidas de seguridad que las chequeras de su empresa. Es recomendable que la compañía tenga una política interna de manejo de datos con al menos los siguientes aspectos:

Defina las reglas básicas de manejo interno

Establezca para qué se usan los datos, quiénes los manejan y protegen, cómo se modifican, por cuánto tiempo se conservan y qué consecuencias hay si se manejan de forma inadecuada o ilegal.

Asigne responsables directos de los datos

Nada logramos con una excelente política interna si no tenemos responsables en nuestra empresa que hagan un manejo profesional y cuidadoso de los datos. Por ejemplo, ¿cuánta gente debería tener acceso a la información de compras hechas por clientes?

Cuide esa información como quisiera que cuidaran la suya

Un documento de Word o Excel es la manera más insegura de almacenar los datos que su empresa genere o utilice. Para muchos empleados, copiar el documento y vender esa base de datos puede ser muy tentador y de bajo riesgo, sobre todo si toda la empresa tiene acceso a esa información.

Lo recomendable es manejar las bases de datos a través de software como un CRM donde se limite el acceso a la información por puesto dentro de la empresa e incluso que los datos no sean descargables o bien que se genere una alerta si alguien intenta una descarga masiva de datos.

Incentive una cultura ética de captura y análisis de datos

Es útil que los colaboradores de su empresa firmen un contrato de confidencialidad en el que se comprometan a no revelar ningún tipo de información que les sea de conocimiento en razón de sus funciones en la empresa. 

Tradicionalmente, estos contratos se han limitado a secretos industriales, información comercial y financiera, pero los tiempos que corren obligan a ampliarlo a datos personales. La violación de este tipo de contratos puede traer multas económicas y hasta consecuencias penales.

Todas estas recomendaciones son buenas prácticas producto de nuestro trabajo con clientes y que pueden ahorrarle a usted y a su empresa problemas y dinero. ¡Aproveche la gran cantidad de datos a su disposición para tomar decisiones estratégicas con sentido ético!